Fragen und Antworten zu Ihrer Klassenfahrt

In diesem Video werden folgende Fragen beantwortet:

Welche Anreisemöglichkeiten gibt es bei alpetour?

Bei uns können Sie zwischen Bus-, Bahn-, Flug- und Eigenanreise wählen.

Welche Anreisemöglichkeit ist für meine Klasse die richtige?

Dies ist abhängig von mehreren Faktoren, wie beispielsweise Ihrer Gruppengröße, dem gewünschten Reiseziel oder Ihres Budgets. Dabei achten unsere Länderspezialisten bei Angebotserstellung auf eine ökonomisch sinnvolle Anreiseart.

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Welche Busreisemöglichkeiten gibt es?

Bei uns haben Sie die Möglichkeit den Bus für die gesamte Klassenfahrt inklusive Ausflugskilometern zu buchen oder alternativ nur die An- und Abreise. Des Weiteren können Sie auch mit dem Fernlinienbus, wie beispielsweise dem Flixbus, reisen. Und für unsere Winterschulskifahrten bieten wir zusätzlich unseren Buspendel für die An- und Abreise an.

Welche Busreisemöglichkeit ist für meine Gruppe die geeignetste?

Dies ist abhängig von mehreren Faktoren, wie beispielsweise Ihrer Gruppengröße, der Entfernung zum Reiseziel oder auch dem Programm. Zusätzlich bieten wir für kleinere Gruppen und Klassen unser koordiniertes Fahrtenkonzept Klasse + Klasse an. Bei diesen Fahrten teilen Sie sich den Reisebus mit weiteren von uns gesuchten Gruppen und sparen so enorm an den Anreisekosten. Zudem reisen Sie bei einem gut ausgelasteten Bus auch noch sehr klimafreundlich und sparen CO2-Emissionen ein.

Wer legt Abfahrtsort und Abfahrtszeit fest?

Der Abfahrtsort ist von Ihnen frei wählbar. Hierbei ist zu beachten, dass die Abfahrtsstelle für einen Reisebus gut erreichbar sein muss. Die Abfahrtszeiten werden Ihnen von alpetour bis spätestens zwei Wochen vor Anreise mitgeteilt. Ausgenommen hierbei sind Fahrten mit dem Fernlinienbus, da hier Abfahrtsort und Zeit laut Fahrplan gelten. 

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In welchen Fällen eignet sich die Bahnanreise?

Eine Bahnreise eignet sich für kleine Gruppen mit maximal 25-30 Personen, wo eine Anreise mit dem eigenen Reisebus auf Grund der geringen Busauslastung zu teuer wäre.
Zudem kann sich eine Bahnreise auch bei größeren Gruppen lohnen, wenn die Fahrtdauer durch die Zugfahrt im Vergleich zur Busfahrt deutlich kürzer ist, wie z.B. auf der Strecke Stuttgart-Paris.
 

Wer bestimmt den Abfahrtsbahnhof und die Abfahrtszeit?

Den Abfahrtsbahnhof legen Sie als Kunde fest und teilen ihn uns idealerweise schon in der Anfrage mit.
Bitte nennen Sie uns auch, ab wann Sie am Anreisetag frühestens losfahren können und bis wann Sie am Rückreisetag spätestens zurück sein müssen – spätestens bei Buchung.
Die konkreten Züge/Plätze werden von der Deutschen Bahn vergeben. Nach Fahrplanöffnung (ca. Mitte/Ende Oktober) können wir eine Wunschverbindung bei der Bahn hinterlegen.

Welche Verbindungen/Züge werden mir angeboten?

Je nach Abfahrts- und Zielbahnhof prüfen wir, ob sich Fernverkehr oder Nahverkehr (oder eine Kombination) am besten für Ihre Gruppe eignet.
Bei Nahverkehrstickets wie dem Bayern-Ticket oder dem Quer-durchs-Land-Ticket besteht keine Zugbindung – Sie wählen Ihre Verbindung im Rahmen der Gültigkeit selbst.
Bei anderen Bahnreisen nutzen wir meist eine Mischung aus Nahverkehr, Fernverkehr und ggf. internationalen Schnellzügen (z. B. TGV). Hier gilt die Zugbindung nur im Fernverkehr, nicht in Nahverkehrszügen. S-Bahn- oder Regionalstrecken können Sie daher auch mit einer früheren Verbindung fahren, um längere Umstiegszeiten zu schaffen.

Werden Sitzplätze für unsere Gruppe reserviert?

Dies hängt von den gebuchten Zügen ab. In Nahverkehrszügen kann generell kein Sitzplatz reserviert werden, in allen anderen Zügen ist eine Sitzplatzreservierung automatisch für Gruppen inklusive.

Wie erhalte ich die Zugtickets?

Sie erhalten die Zugtickets in den meisten Fällen per versicherter Expresspost, aber auch durch Selbstabholung am Automaten (z.B. bei Reisen mit dem Länderticket) oder digital per E-Mail (z.B. bei Bahnreisen mit dem Thalys).

Was passiert, wenn Anschlusszüge nicht erreicht werden?

Bei der Reise mit dem Länderticket oder Quer-durchs-Land-Ticket können Sie einfach den nächsten Nahverkehrszug nutzen. Bei Verbindungen mit Zugbindungen, empfehlen wir hier Rücksprache mit dem Schaffner und dem DB Reisezentrum zu halten.

Wie komme ich vom Bahnhof zur Unterkunft?

In der Regel verfügen die meisten unserer Unterkünfte über eine gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr. Bei einigen Verbindungen ist hier der Transfer bereits im Ticketpreis enthalten. Ansonsten sind die Kosten für den Transfer zur Unterkunft selbst zu tragen.

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In welchen Fällen empfiehlt sich eine Fluganreise?

Die Anreise per Flug ist vor allem für Ziele im Ausland zu empfehlen, für die eine Bus- oder Bahnfahrt aufgrund der Entfernung oder des Preises nicht in Frage kommen.

Gibt es für Flüge Festpreise?

Nein. Die Flugpreise sind abhängig vom Reisetermin, Abflughafen und Zeitpunkt der Buchung. Die im Angebot genannten Preise basieren auf den tagesaktuellen Tarifen der Fluggesellschaften. Eine Reservierung der Flüge ist leider nicht möglich und die Preise gelten bis zur Buchung vorbehaltlich Verfügbarkeit und Preisänderungen. Wir empfehlen daher immer eine zeitnahe Buchung, um Plätze & Preise zu sichern.

Welche Gepäckregelung gibt es zu beachten?

Hier kann keine allgemeine Aussage getroffen werden, da diese Regelungen abhängig von der Fluggesellschaft sind. Detaillierte Informationen, abgestimmt auf die Fluggesellschaft, finden Sie immer in Ihrem Angebot: z. B. welches Gepäck im Reisepreis inkludiert ist, welche Zubuchungsoptionen es gibt und welche Regelungen gelten.

Wann muss ich mit der Gruppe am Flughafen sein?

Wir empfehlen mindestens 2 Stunden vor Abflug am Flughafen zu sein. Bei eventuellen Passkontrollen, sollten Sie noch mehr Zeit einplanen.

Wie erfolgt der Check-In?

Wie der Check-In erfolgt ist abhängig von der gebuchten Fluggesellschaft. Informationen dazu finden Sie immer in Ihrer Bestätigung/Rechnung.

Kann ich eine Flugreise kostenfrei stornieren?

Die Reise für die komplette Gruppe kann nach Buchung nicht mehr kostenfrei storniert werden.
Für die Stornierung einzelner Teilnehmer aus der Gruppe bieten die meisten Fluggesellschaften aber kulante Regelungen an.
Bitte beachten Sie in beiden Fällen die gesonderten Stornierungsbedingungen für Flugreisen. Diese sind in Ihrem Angebot mit angegeben und weichen von unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen ab.
 

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Was ist die Freiplatzregelung? Wie ist diese zu verstehen?

Für Klassenfahrten gewähren wir Freiplätze. Das ist zum einen ein Gruppenrabatt, zum anderen eine wichtige Unterstützung für die Schulen für Sonderfälle und gegebenenfalls auch Begleitpersonen. Die Freiplatzregelung finden Sie immer konkret in Ihrem Angebot. Beispielsweise jede 12., jede 16., jede 21. Person ist frei. Bei einem konkreten Beispiel wäre das: wenn sie mit 23 Schüler*innen auf Klassenfahrt gehen wollen und zwei Begleitpersonen haben, dann bezahlen Sie insgesamt nur 23x den angegebenen Reisepreis pro Person und bekommen zwei Freiplätze. Die Freiplätze sind nicht personengebunden, das bedeutet, Sie können Sie für Begleitlehrkräfte verwenden oder auch auf die Schüler*innen umlegen. Das ist auch abhängig von Ihren schulinternen Regelungen, ob Sie beispielsweise Freiplätze in Anspruch nehmen dürfen oder auch die Kosten einreichen können. Bitte beachten Sie, dass es keine Freiplätze auf Zusatzleistungen gibt, ebenso auch nicht für Segeltörns und Flugreisen.

Kann die Freiplatzregelung individuell angepasst werden?

Ja, wir können die Freiplatzregelung gern an Ihre Wünsche anpassen. Zum Beispiel in der Anzahl der Freiplätze oder auch in der Formulierung. Wir teilen Ihnen dann die entsprechende Preisanpassung mit.

Was ist der Unterschied zwischen Freiplatzregelung und Regelung für Begleitpersonen?

Die Freiplatzregelung ist abhängig von der Gesamtpersonenzahl. Das heißt von der Anzahl von Schülerinnen und Schülern und Lehrkräften. Die Regelung für Begleitpersonen hingegen ist abhängig von der Begleiterzahl im Verhältnis zur Schülerzahl - das heißt vom Begleiterschlüssel. Es kann beispielsweise gelten, dass Sie pro 10 Schüler:innen für eine Person den Schülerpreis erhalten. Liegt der Begleiterschlüssel darüber fallen gegebenenfalls Zusatzkosten an. Hintergrund ist zum Beispiel ein höherer Skipasspreis oder auch höhere Kosten für Einzel- oder Doppelzimmer für Erwachsene. Betrachten Sie diese beiden Punkte deshalb immer separat voneinander.

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Welchen Reiseschutz bietet alpetour für Klassenfahrten an?

Gemeinsam mit unserem Versicherungspartner Hanse Merkur bieten wir für unsere Klassenfahrten zwei Möglichkeiten an:

1. Der Reiserücktritt-Basisschutz: er sichert die anfallenden Stornokosten im Falle vom Reiserücktritt VOR Reisebeginn ab. 

Zusätzlich enthält der Basisschutz die Reiseabbruch-Versicherung. Das heißt, bei vorzeitigem Abbruch der Reise werden, in Verbindung mit einem ärztlichen Attest und abhängig vom Zeitpunkt des Reiseabbruchs, entweder der gesamte oder der anteilige Reisepreis erstattet sowie die Rückreisekosten. Versicherte Gründe sind z.B. Unfallverletzung und unerwartet schwere Erkrankung.

2. Das Reiseschutz-Paket: dieses beinhaltet neben der Reiserücktritt-Versicherung eine Reiseabbruch-Versicherung und eine Reisekranken-Versicherung! Wichtig und unentbehrlich vor allem bei Auslandsreisen! Beide kommen AB Reisebeginn und WÄHREND der Reise zum Tragen. 
Die Reisekranken-Versicherung erstattet die Kosten der notwendigen ärztlichen Behandlung im Ausland für ambulante und stationäre Behandlungen inkl. Rücktransport (sofern sinnvoll und medizinisch vertretbar).

Zusätzlich sind im Reiseschutz-Paket noch weitere Versicherungsleistungen enthalten, wie z.B. Reiseunfall- und Reisehaftpflichtversicherung. Informationen hierzu erhalten Sie mit Ihrem Angebot und auf unserer Webseite www.alpetour.de

Als Zusatzoption, für noch mehr Sicherheit, bieten wir zu beiden genannten Versicherungen (Reiserücktritt-Basisschutz und Paket) eine Lehrerausfall-Versicherung an, dazu später weitere Informationen.
 

Reiserücktritt vor der Reise - Voraussetzungen für die Erstattung der anfallenden Stornokosten?

Es muss sich um ein versichertes Ereignis handeln. Ein versichertes Ereignis ist z.B.: unerwartet schwere Krankheit, Unfallverletzung, Schulwechsel, Nichtversetzung eines Schülers, Wiederholung einer Nichtbestandenen Prüfung, unerwartete Aufnahme eines Ausbildungsplatzes.… u.v.m. Das heißt alles Fälle, die vor Reisebeginn auftreten und eine Teilnahme an der Reise unmöglich machen.

Was ist die Lehrerausfallversicherung?

Bei der Lehrerausfallversicherung wird das Risiko abgesichert, dass eine ganze Schulklasse zurücktreten muss, wenn die Aufsichtsperson aufgrund eines versicherten Ereignisses stornieren muss, z.B. unerwartet schwere Krankheit.
Es gibt hier zwei wichtige Voraussetzungen:
1.    Durch den Ausfall der Aufsichtsperson ist die Unterschreitung von 2 Aufsichtspersonen gegeben und kann aus schulinternen Gründen auch nicht ersetzt werden.
2.    Die Lehrerausfall-Versicherung muss von der gesamten Reisegruppe abgeschlossen werden und ist nur zusätzlich zum Reiserücktritt-Basisschutz oder Reiseschutz-Paket buchbar.
 

Welche Reiseversicherung wird empfohlen?

Wenn Sie vor der Reise abgesichert sein wollen, dann empfehlen wir den Reiserücktrittskosten-Basisschutz. Bei Klassenfahrten innerhalb Deutschlands ist das die meist gebuchte Versicherung.  

Wenn Sie vor und während Ihrer Reise abgesichert sein wollen – dann ist das Reiseschutz-Paket, das richtige für Sie.  Vor allem bei Klassenfahrten ins Ausland oder bei Schulskifahrten ist hier die Reise-Krankenversicherung ein sehr wichtiger Aspekt!
 

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Bis wann kann eine Versicherung abgeschlossen werden?

Am besten sollte die Versicherung bei Buchung der Klassenfahrt abgeschlossen werden. Der Versicherungsschutz im Falle vom Reiserücktritt gilt bereits ab Abschlusstag. Jedoch ist auch ein späterer Abschluss bis 30 Tage vor Reiseantritt möglich.

Wie schließe ich eine Versicherung ab?

Für den Abschluss einer Versicherung senden Sie uns per Email eine Liste mit den Vor- und Nachnamen der zu versichernden Personen. Pro Teilnehmenden geben Sie an, ob ein Reiserücktritt-Basisschutz oder ein Reiseschutz-Paket gewünscht ist. Sie können dazu eine informelle Klassenliste oder unsere Teilnehmerliste zum Ausfüllen verwenden, die auf unserer Webseite unter Planung & Organisation zu finden ist.

Die Versicherungsbuchung muss gesammelt über die Ansprechperson der Reise erfolgen. Eine Nachmeldung von Versicherungswünschen für einzelne Teilnehmende ist über die Ansprechperson bis 30 Tage vor Reisebeginn möglich.

Per Email erhalten Sie im Anschluss von uns eine aktualisierte Buchungsbestätigung inklusive Ausweis der Kosten für den gebuchten Reiseschutz, sowie die Versicherungspolice.
 

Müssen alle Teilnehmenden die gleiche bzw. eine Versicherung abschließen?

Jeder Teilnehmende kann wählen, welche Versicherung abgeschlossen werden soll bzw. ob überhaupt eine Versicherung gewünscht wird. Nur bei Abschluss der Zusatzoption „Lehrerausfallversicherung“ muss die komplette Gruppe eine der beiden Versicherungen – Basis oder Paket – abgeschlossen haben.

Kann die Versicherung nachträglich storniert werden?

Eine gebuchte Versicherung ist nicht stornierbar, auch wenn die Schülerin oder der Schüler von uns aus Kulanz kostenlos rausgenommen wurde. Die Anzahl der ursprünglich abgeschlossenen Versicherungen bleibt bestehen.

In welcher Höhe sollte der Versicherungstarif abgeschlossen werden?

Der erforderliche Versicherungstarif richtet sich nach Ihrem Reisepreis.
Sollten Sie zusätzliche Aktivitäten über alpetour gebucht haben, können diese ebenfalls in die Versicherung eingeschlossen werden. Es müssen in dem Fall aber alle gebuchten Zusatzleistungen mitversichert werden, einzelne sind nicht möglich. Die Höhe des Versicherungstarifs richtet sich dann nach der Summe aus dem Reisepreis und den Preisen der gebuchten Aktivitäten.

Aktivitäten und Leistungen die NICHT bei alpetour gebucht wurden, können nicht mitversichert werden.
 

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Es liegt ein versichertes Ereignis vor und eine Person kann an der Klassenfahrt nicht teilnehmen oder muss die Reise abbrechen – was tun?

Die Ansprechperson der Reise meldet bei alpetour den Teilnehmenden umgehend ab, telefonisch oder per E-Mail. Die Abmeldung durch ein Elternteil ist nicht möglich. 

Welche Unterlagen müssen bei der Reiseversicherung (nicht bei alpetour!)  eingereicht werden?

Bei der Reiseversicherung Hanse Merkur muss zum einen die Stornobestätigung von alpetour mit Namen des stornierten Schülers eingereicht werden. Diese Stornobestätigung erhält die Lehrkraft nach der Reise mit der Endabrechnung von unserer Buchhaltung. Zusätzlich benötigt die Versicherung:
-    eine ärztliche Bescheinigung/Attest mit Angabe der Diagnose und Behandlungsdaten 
oder eine Bestätigung der Schule (z.B. bei Nichtversetzung oder Schulwechsel)
-    die Bankverbindung, wohin die Versicherung überweisen soll
-    und Kontaktdaten bei Rückfragen durch die Versicherung.
Wichtig: Bitte reichen Sie per Email alle Unterlagen komplett bei der Versicherung ein. Die Kontaktadresse der Versicherung finden Sie auf der Stornobestätigung.
 

Welchen Betrag erstattet die Versicherung im Falle vom Reiserücktritt?

Die von alpetour berechneten Stornogebühren werden durch die Versicherung ersetzt. Sollte der Reisepreis pro Person zu 100% an die Ansprechperson der Reise bezahlt worden sein, erhalten Sie von dieser den Differenzbetrag (zu den von alpetour berechneten Stornogebühren) zurück. Weitere Differenzen können entstehen, wenn von den Lehrkräften weitere Leistungen in Eigenregie gebucht wurden, unabhängig von alpetour und nicht über alpetour versichert.
Ein Beispiel: Der Reisepreis beträgt 400,- Euro, davon fallen 90% Stornogebühren an, also 360,-Euro. Diese 360,- Euro werden durch die Versicherung erstattet. Die Differenz von 40,- Euro erhalten Sie von der Lehrkraft zurück, sofern die Reise im Vorfeld zu 100% bezahlt wurde.

Wie lange dauert es bis die Versicherung die Kostenerstattung vornimmt?

Die Bearbeitungsdauer von Seiten der Versicherung beträgt ca. 8-10 Wochen.

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Kann die gesamte Klassenfahrt nach Buchung noch kostenlos storniert werden?

Nach Erhalt der Reisebestätigung ist eine Stornierung der Klassenfahrt nur unter Berücksichtigung unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen möglich. Die Stornierungsgebühren betragen mind. 20% des Reisepreises bis 35 Tage vor Reisebeginn. Ab 34 Tage vor Reisebeginn steigt die Stornogebühr sukzessive bis auf 90% des Reisepreises an.  In Ausnahmefällen, zum Beispiel bei Segeltörns und Flugreisen, können die Stornogebühren unmittelbar nach Erhalt der Buchungsbestätigung bei 100% des Reisebetrages liegen. Wir weisen in unseren Angeboten explizit auf abweichende Stornogebühren hin.
Aus diesen Gründen empfehlen wir Ihnen, die verbindliche Buchung der Klassenfahrt erst nach Genehmigung durch die Schulleitung oder der zuständigen Behörde vorzunehmen. 

Wenn die Klassenfahrt aufgrund unvorhersehbarer Umstände, die Sie als Lehrkraft nicht beeinflussen können, abgesagt werden muss, sind wir stets bereit auch eine individuelle Lösung zu finden. Wir verstehen uns als Ihr Partner und möchten natürlich vermeiden, dass Sie als Privatperson finanziell belastet werden.

Ein oder mehrere Schüler fallen aus – was nun?

Fallen nach Buchung einzelne Schüler*innen aus, können diese aus Kulanz bis 35 Tage vor Reisebeginn kostenlos storniert werden. Dies gilt für bis zu 10% der ursprünglich gebuchten Teilnehmerzahl, wobei wir immer mathematisch runden. Zum Beispiel gilt bei einer Gesamtteilnehmerzahl von 26 Personen die Kulanzregelung für 3 Personen. Der Absagegrund ist in diesen Fällen nicht relevant und bei mehreren Absagen können diese zeitlich unabhängig voneinander gemeldet werden. Diese Stornierungen haben keinen Einfluss auf den Reisepreis, eventuell aber auf die Anzahl der Freiplätze.
Müssen Schüler*innen ab 34 Tagen vor Reisebeginn storniert werden oder fallen mehr als 10% der ursprünglich gebuchten Teilnehmerzahl aus, fallen Stornogebühren an. Daher empfehlen wir den Abschluss einer Reiseversicherung.
Wichtig ist, dass Sie Teilnehmerstandsänderungen umgehend ihrer Ansprechperson bei alpetour mitteilen.
 

Was ist, wenn Begleitpersonen storniert werden?

Begleitpersonen unterliegen den gleichen Stornoregelungen wie Schüler*innen. Fällt eine Lehrkraft kurzfristig, zum Beispiel wegen Krankheit aus, wird diese i.d.R. durch eine andere Lehrkraft ersetzt. Es fallen keine Kosten an, außer bei Flugreisen, hier wird eine Gebühr für den Name-Change erhoben.
Wenn die Lehrkraft aus schulinternen Gründen nicht ersetzt werden kann und die Klassenfahrt mit nur einer Begleitperson abgesagt werden muss, werden die Stornokosten von der Versicherung übernommen, vorausgesetzt: alle Teilnehmer*innen haben eine sogenannte Lehrerausfallversicherung bei uns abgeschlossen.

Gibt es die Möglichkeit, Stornokosten erstattet zu bekommen?

Ja, die Möglichkeit zur Erstattung der Stornokosten ohne Selbstbehalt besteht, wenn Sie eine Reiseversicherung bei uns abschließen. Die Versicherung muss bei Flugreisen und Segeltörns mit der Buchung abgeschlossen werden, während sie bei allen anderen Reisen bis spätestens 35 Tage vor Reisebeginn nachträglich noch gebucht werden kann und ab diesem Tag gilt. Unser Versicherungspartner ist die „Allianz Travel“. Die speziell für Klassenfahrten & Schulskifahrten entwickelten Reiserücktrittsversicherungen tragen die Kosten bei Ausfall, z. B. auf Grund von Krankheit, Schwangerschaft, Aufnahme eines Ausbildungsplatzes, Umzug, Ausscheiden aus der Klasse oder aus der Schule.
Informationen zu den verschiedenen Versicherungen und den Prämien finden Sie auf unserer Webseite.